Meetings mit Abstand

Mal eben zum Geschäftspartner in die USA fliegen, an einem Kongress in Hamburg teilnehmen oder eine Betriebsversammlung in der Kantine einberufen – was vor Corona ganz selbstverständlich zum Geschäftsalltag dazugehörte, ist seit einem Jahr nicht mehr möglich. Das spart zwar Zeit und Geld – nichtsdestotrotz muss die Kommunikation untereinander aufrecht erhalten werden. E-Mails und Telefonate (oder Telefonkonferenzen) sind zwar hilfreich, können aber eine Besprechung mit Blickkontakt und Gesten auf Dauer nicht ersetzen.Dem Internet haben wir es zu verdanken, dass wir uns heute auch ohne körperlich anwesend zu sein, austauschen können. Eine Webcam, Lautsprecher und Mikrofon (oder ein Headset) genügen als technische Voraussetzung. Es gibt verschiedene Tools für digitale Meetings/Videokonferenzen. Drei von ihnen stellen wir vor:1. SkypeSkype zählt zu den bekanntesten Anbietern. Neben der Funktion, die Gesprächspartner via Videoübertragung zu sehen, punktet die Applikation mit einer umfänglichen Konferenzfunktion: Bis zu 50 Skype-Konten können gleichzeitig an einem Gruppenanruf teilnehmen. Das Ganze funktioniert über "Voice-over-IP" (kurz "VoIP"), eine Technologie zur Internettelefonie. Des Weiteren verfügt Skype über einen Instant-Messaging-Dienst für den Austausch von Textnachrichten, Dateien und mehr. Dank Desktop-Sharing (auch Screen-Sharing genannt) ist es möglich, die Inhalte des eigenen Displays zu spiegeln und anderen Skype-Nutzern einen Einblick in diese zu geben. So lassen sich beispielsweise Bilder, Dokumente oder Präsentationen mit anderen Usern teilen. Die genannten Funktionen sind allesamt kostenfrei – vorausgesetzt, alle Teilnehmer haben ein Skype-Konto. Tipp: Wer mit Microsoft Outlook arbeitet, hat automatisch ein Skype-Konto. Personen ohne Account können zwar ebenfalls erreicht werden, da Skype an das weltweite Fest- und Mobilfunknetz angebunden ist. Für Anrufe und den Versand von Kurznachrichten muss man dann aber zahlen. Dafür muss im Vorfeld ein Guthaben erworben werden.Seit etwa einem Jahr bietet Skype das Tool "Meet Now" an: Damit können Videobesprechungen ohne Registrierung oder Download direkt im Browser gestartet werden. Auch damit sind Gruppenunterhaltungen (maximal 99 Teilnehmer, bis zu 24 Stunden am Stück), das Teilen von Bildschirminhalten oder das Verschicken von Anhängen möglich. Praktisch ist die Funktion „Hand heben“, mit der sich Gesprächsbedarf anmelden lässt, ohne dem aktuellen Sprecher ins Wort fallen zu müssen.Die Business-Variante von Skype wurde übrigens inzwischen durch die Micorosoft-Teams-Plattform abgelöst. Womit wir beim nächsten Tool sind...2. Microsoft TeamsTeams ist in den Business-Varianten von Microsoft 365 enthalten. Der Name ist Programm: Die Anwendung bietet alles, was man zur Teamarbeit braucht. Geeignet ist sie vor allem für den Austausch im Home-Office, da die Planung über Outlook möglich ist und Daten über OneDrive oder SharePoint teilbar sind.Bis zu 300 Personen können an einem Video-Chat teilnehmen. Wer einen startet, kann vorab alles Wichtige konfigurieren und bevor man einer Besprechung beitritt, lässt sich überprüfen, ob Kamera und Mikrofon aktiviert sind und ordnungsgemäß funktionieren. In einer Konferenz lassen sich Bildschirme teilen und verschiedene Ansichten aktivieren. Auch bei den Calls ist die Verbindung zu Microsoft Office von Vorteil: Wer Besprechungen vorab planen möchte, kann das direkt in Teams tun und via Outlook einen passenden Termin an alle Teilnehmer senden.3. ZoomWie Microsoft Teams ist Zoom hauptsächlich für den beruflichen Gebrauch gedacht. Allerdings sind die Möglichkeiten für den professionellen Einsatz fast ausschließlich der kostenpflichtigen Premium-Variante vorbehalten. In der kostenlosen Variante sind aber immerhin Videokonferenzen mit bis zu 100 Personen möglich – allerdings nur mit einer Dauer von 40 Minuten. Einzel-Meetings sind auf unbegrenzte Zeit möglich.Je nach Abo sind Features wie das Aufzeichnen von Besprechungen oder eine Teilnahmer-Zahl von bis zu 1000 Personen enthalten.Praktisch ist, dass die Anwendung automatisch erkennt, wer gerade spricht und fokussiert dessen Kamera.Nachdem Zoom immer wieder durch Datenschutzmängel auffiel und durch so genannte "Zoombomber" (Internet-Trolle, die sich in ungesicherte Besprechungen einschleichen und diese stören) ins Gerede kam, haben die Entwickler beispielsweise mit Zugangsbeschränkungen nachgebessert.